ניהול מסמכים הוא תחום מאוד נפוץ בשנים האחרונות במגזר העסקי הישראלי. על אף שניתן למצוא לא מעט מערכות לניהול נתונים הרלוונטיות עבור עסקים, הרי שמערכות לניהול מסמכים הן מערכות שונות לחלוטין, הרלוונטיות עבור צורך אחר לגמרי. בשנים האחרונות פותחו לא מעט מערכות אשר מעניקות מענה ראוי לכל הנושא של מסמכים בארגונים שונים. מכיוון שניתן למצוא כיום כמה תוכנות מעין אלה, הרי שחשוב מאוד לבחור את המערכת הטובה ביותר אשר תנהל את המסמכים בכל ארגון בצורה קלה, נוחה ופשוטה.
תוכנה לניהול מסמכים – סוגים
כאשר מדובר על תוכנה לניהול מסמכים, ניתן למצוא כיום סוגים שונים: ראשית כל, ישנן תוכנות לניהול מסמכים אשר עומדות בפני עצמן, כלומר, לא קשורות למערכת הERP. המערכות הללו רלוונטיות מאוד עבור עסקים וחברות שיש להם מסמכים בכמות משמעותית כגון: עורכי דין וחברות ביטוח. סוג נוסף של מערכת לניהול מסמכים היא מערכת אשר מתמשקת עם מערכת הERP. כלומר, המערכת אמנם מנהלת את כלל המסמכים בתוכה אך יכולה לשלוח אותם גם למערכת הERP של הארגון. סוג נוסף הוא מערכת ניהול מסמכים אשר מותאמת למערכת ERP בארגון. מדובר על מערכת איכותית יותר משני הסוגים האחרים.
כיצד בוחרים את המערכת הטובה ביותר עבור הארגון שלכם?
מערכת לניהול מסמכים כמו מערכת CRM היא ללא ספק מערכת חשובה ביותר, בעיקר עבור עסקים שעובדים עם לא מעט מסמכים. מערכת מעין זאת יוצרת סדר בארגון ומאפשרת לו להתנהל בצורה יעילה ואיכותית יותר. מכיוון שכאמור ניתן למצוא כיום כמה סוגים של מערכות לניהול מסמכים, בטרם תבחרו את המערכת הטובה ביותר לארגון שלכם, עליכם לבחון ראשית כל את הצרכים של הארגון ובהתאם לכך, את המערכות השונות העונות על הצרכים של הארגון. כמובן שחשוב מאוד לקבל המלצות אודות המערכות השונות ולרכוש מערכת של חברה מוכרת ובעלת מוניטין בתחום המערכות הללו. ניתן לבחון מערכות לניהול מסמכים של קולגות, לבקש המלצות, לבדוק כיצד המערכות השונות מתנהלות והאם הארגון שלכם זקוק למערכת הפועלת בפני עצמה או מערכת אשר מחוברת גם למערכת הerp העסק ולאחר מכן, לקבל החלטה מושכלת.